Od dotacji do refundacji

Jeśli jesteśmy autorami projektu, który otrzymał dofinansowanie, bardzo szybko określimy najbardziej optymalny zakres wsparcia dla Twojego zespołu przez specjalistów z Działu wdrażania i rozliczania projektów GRUPY4. O ofercie i zakresie współpracy możemy rozmawiać jeszcze przed poznaniem ostatecznych wyników konkursu. Często prowadzimy asystę w zarządzaniu projektem w trakcie jego oceny, aby po pozytywnym rozstrzygnięciu konkursu nie było problemów z dofinansowaniem poniesionych wcześniej wydatków.

Jeśli to nie my przygotowaliśmy Twój projekt ale nam chcesz powierzyć jego rozliczanie, prosimy Cię o przesłanie pełnej dokumentacji konkursowej wraz z załącznikami do naszej wewnętrznej analizy, która pozwoli nam ocenić zakres koniecznych do wykonania prac w czasie realizacji projektu. Wykonamy audyt, na podstawie którego będziemy mogli przyjąć plan uporządkowania dotychczasowych wydatków. Przedstawimy Ci nasze główne rekomendacje i zaznaczymy kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu działania, jak choćby przeprowadzenie postępowań ofertowych z zachowaniem zasady konkurencyjności, która dotyczy wszystkich wydatków podlegających dofinansowaniu.

Poznasz nasze wnioski i rekomendacje i zdecydujesz, czy nasza oferta współpracy Ci odpowiada a następnie wybierzesz jeden z wariantów współpracy z naszym zespołem.

Projekty z dofinansowaniem unijnym, to projekty z dodatkowym bagażem norm i wytycznych, których nieprzestrzeganie wiąże się z korektami, skutkującymi obniżeniem poziomu dofinansowania, czemu można skutecznie zapobiec. Umowa o współpracy zawiera szczegółowy zakres naszego wsparcia, zgodny z jednym z wybranych przez Ciebie wariantów współpracy:

Podstawowe rozliczanie:

• przygotowanie dokumentów/oświadczeń wymaganych do zawarcia umowy o dofinansowanie;
• prowadzenie rozliczenia projektu poprzez platformę on-line CST2021;
• przygotowywanie wniosków o zmianę;
• przygotowywanie wniosków o płatność, na podstawie których są przekazywanie na konto transze dofinansowania;
• przekazywanie informacji o zmieniających się zasadach rozliczenia projektu oraz wskazówek w zakresie ich prawidłowego stosowania;
• opracowanie i przekazanie naszego autorskiego vademecum rozliczania projektu, czyli najistotniejszych kwestii w zakresie prowadzenia i rozliczenia projektu.

Asysta zarządcza – w ramach usługi Asysta zarządcza wykonujemy wszystkie zadania z zakresu podstawowego rozliczania a dodatkowo monitorujemy budżet i harmonogram projektu, analizujemy ryzyko, przeprowadzamy konsultacje merytoryczne i udzielamy wsparcia w zoptymalizowaniu stopnia wykorzystania przyznanych środków:

• prowadzimy projekt w systemie otrzymywania transz dotacji „z góry” (o ile umowa o dofinansowanie pozwala przejść na taki system);
• kontrolujemy budżet projektu wraz ze wskazówkami możliwych zmian/przesunięć środków w celu zoptymalizowania spływu transz dofinansowania;
• prowadzimy planu wydatków w projekcie;
• monitorujemy terminy płatności;
• uczestniczymy w obiegu dokumentów projektowych w firmie klienta;
• współpracujemy z księgowością/kadrami klienta oraz zespołem merytorycznym;
• przeprowadzamy i monitorujemy czasochłonne i obciążające procedury zakupowe w projekcie (postępowania ofertowe na zakup poszczególnych elementów zaplanowanych w budżecie);
• monitorujemy zaplanowane wskaźniki;
• weryfikujemy formalnie treści raportów merytorycznych ze zrealizowanych działań w ramach projektu.

Żaden z wariantów nie spełnia Twoich oczekiwań? Dostosujemy zakres usługi do Twojego indywidualnego przypadku.

Po podpisaniu umowy z wybranym wariantem usług rozliczania przechodzimy do pracy nad poszczególnymi wnioskami o płatność. Będziemy systematycznie opracowywać kolejne wnioski o płatność, zgodnie z – przedstawionym opiekunowi naszego projektu – harmonogramem realizacji projektu. To bardzo ważne, bo to właśnie na podstawie tych wniosków dofinansowanie do poszczególnych wydatków w projekcie będzie trafiać na Twoje konto.

W ustalonym trybie odbywać się będą również spotkania statusowe, na których w możliwie zwięzłej formie relacjonować będziemy przebieg prac po stronie naszego zespołu. Będziemy słuchać o realizacji projektu przez Twój zespół i o ewentualnych problemach do rozwiązania czy odstępstwach od założeń przedstawionych we wniosku. Będziemy na nie reagować konkretnymi rekomendacjami, aby poprzez zarządcze i merytoryczne wsparcie, ustrzec Cię przed stratami w postaci niewykorzystania całej kwoty dotacji, mimo ponoszenia koniecznych wydatków.

Tak – kontrole instytucji, które przyznają dofinansowanie, się zdarzają. Dlatego właśnie warto, w trakcie realizacji projektu, skrupulatnie dbać o dokumentację rozliczeniową. Nasz doświadczony zespół wielokrotnie brał udział w kontrolach prowadzonych przez pracowników PARP, NCBR i BGK w przedsiębiorstwach beneficjentów, którzy realizują projekty z dofinansowaniem. Wielokrotnie też raporty pokontrolne nie zawierały żadnych uwag, co świadczy o jakości pracy naszych specjalistów.

Na koniec realizacji projektu pozostanie przygotowanie i złożenie wniosku końcowego, który zamyka proces rozliczania projektu i rozpoczyna wejście w okres trwałości. W okresie trwałości również możesz na nas liczyć – będziemy wpierać Cię w obowiązkach sprawozdawczych w stosunku do instytucji, która przyznała Ci dotację.