Planowanie realizacji projektu badawczo-rozwojowego to odpowiadanie na wiele pytań będące próbą oceny wewnętrznego potencjału przedsiębiorstwa. Jednym z takich pytań jest bardzo często: czy mamy odpowiednie zasoby, by przeprowadzić zadania, które w projekcie zaplanowaliśmy?
Zespoły projektowe zwykle zaczynają od pomysłu, potem pracują nad koncepcją badawczą i zakresem projektu, ale dopiero analiza zasobów technicznych odsłania prawdziwy obraz możliwości przedsiębiorstwa. To właśnie tutaj najczęściej pojawia się największa rozbieżność pomiędzy ambitnym planem a rzeczywistością.
W projektach FENG ta analiza nie jest tylko wewnętrznym ćwiczeniem. Jest obowiązkowym elementem dokumentacji i jednym z kryteriów oceny. Eksperci muszą zobaczyć, że Wnioskodawca ma realną zdolność do przeprowadzenia zaplanowanych badań – czy to w oparciu o posiadane zasoby, czy te, które planuje pozyskać w ramach projektu.
Dlaczego zasoby są tak ważne na etapie oceny projektu?
W dokumentach programu temat zasobów pojawia się w kontekście tzw. potencjału do realizacji projektu. Z perspektywy ekspertów to jedno z najważniejszych kryteriów, bo pozwala ocenić nie tylko gotowość techniczną przedsiębiorstwa, ale również realność założonych prac.
Jeżeli firma planuje zaawansowane badania, a we wniosku nie wskazuje ani odpowiedniej aparatury, ani dostępu do infrastruktury badawczej, ani zasobów niematerialnych (np. specjalistycznych licencji), to projekt traci wiarygodność.
Z drugiej strony, dobrze opisane zasoby stają się silnym argumentem na rzecz tego, że przedsiębiorstwo rozumie specyfikę prac B+R, potrafi zaplanować środowisko badawcze i jest w stanie przeprowadzić projekt zgodnie z metodologią.
Zasoby techniczne, czyli na czym naprawdę będziesz pracować?
W praktyce zasoby techniczne obejmują całą infrastrukturę niezbędną do prowadzenia badań: od aparatury laboratoryjnej, przez stanowiska testowe, po specjalistyczny sprzęt pomiarowy. Mogą to być zarówno urządzenia już posiadane przez firmę, jak i te, które planuje zakupić w ramach projektu.
Eksperci oceniają je zawsze z perspektywy konkretnego zadania badawczego. Nie wystarczy napisać, że przedsiębiorstwo posiada „nowoczesne laboratorium” – trzeba pokazać, w jaki sposób te zasoby wspierają realizację poszczególnych etapów prac.
Firmy często pytają, czy muszą posiadać całą niezbędną aparaturę już w momencie składania wniosku. Odpowiedź jest zwykle taka sama: jeśli dane urządzenie jest kluczowe dla rozpoczęcia projektu, warto pokazać, że firma ma do niego dostęp od pierwszego dnia. Jeśli natomiast sprzęt dotyczy późniejszych etapów, może zostać zakupiony w ramach projektu – pod warunkiem, że jego parametry odpowiadają planowanym działaniom B+R.
Ważne jest również, aby opisać sposób użytkowania: kto będzie pracował na danym sprzęcie, w jaki sposób zostanie włączony do prac, jak wpisuje się w harmonogram projektu. To szczegóły, które budują wiarygodność.
WNiP – zasoby, które widać dopiero, gdy ich zabraknie
W projektach badawczych zasoby niematerialne bywają kluczowe, choć łatwo je przeoczyć. Oprogramowanie specjalistyczne, licencje do środowisk symulacyjnych, dostęp do baz danych, know-how czy prawa własności intelektualnej – wszystko to stanowi fundamenty, na których opierają się nowoczesne badania.
W dokumentach projektowych WNiP mają szczególne znaczenie. Jeśli projekt zakłada prace obliczeniowe, symulacje CFD, projektowanie układów elektronicznych czy przetwarzanie dużych zbiorów danych, nie można pominąć informacji o narzędziach informatycznych.
Eksperci zwracają uwagę na to, czy zasoby niematerialne są adekwatne do charakteru badań i czy zostały jasno powiązane z zadaniami projektu. Jeżeli projekt przewiduje analizę dużych zbiorów danych, a we wniosku nie ma ani słowa o oprogramowaniu, pojawia się logiczna luka.
Odwrotnie – jeśli przedsiębiorstwo wykazuje licencje, patenty lub technologie, które realnie wzmacniają projekt, jego ocena rośnie.
Zasoby własne, planowane do zakupu i udostępniane – jak to rozróżnić?
Jednym z najczęstszych wyzwań przy przygotowaniu wniosku jest właściwe rozróżnienie zasobów dostępnych już dziś od tych, które dopiero planuje się nabyć lub wynająć.
W praktyce wygląda to tak:
• zasoby własne to sprzęt, oprogramowanie lub infrastruktura, do których przedsiębiorstwo ma pełne prawo użytkowania. Wskazanie ich we wniosku pozwala pokazać istniejący potencjał B+R;
• zasoby planowane do zakupu pojawią się dopiero w trakcie projektu. Ich opis musi być precyzyjny, bo eksperci będą oceniać, czy parametry sprzętu odpowiadają zakresowi badań;
• zasoby udostępniane to sytuacje, w których firma korzysta z infrastruktury partnera, uczelni lub podmiotu zewnętrznego. Tu pojawia się pytanie o trwałość dostępu i ryzyko zależności, dlatego opis musi być szczególnie jasny.
Ważne jest, by nie mieszać tych kategorii. Jeśli sprzęt ma być dopiero zakupiony, nie można przedstawiać go jako zasób własny. Jeśli firma korzysta z infrastruktury partnera, trzeba wyjaśnić, na jakich zasadach i jak długo.
Jak eksperci oceniają zasoby techniczne i WNiP?
Choć dokumenty konkursowe nie zawsze mówią o tym wprost, praktyka oceny projektów pokazuje, że eksperci patrzą przede wszystkim na trzy elementy: spójność, adekwatność i proporcje.
Po pierwsze – spójność oznacza, że opis zasobów musi wynikać z logiki projektu. Jeżeli w harmonogramie pojawiają się skomplikowane badania, ale firmie brakuje odpowiedniego sprzętu, pojawia się wątpliwość co do wykonalności.
Po drugie – adekwatność dotyczy zarówno parametrów technicznych, jak i skali zasobów. Zbyt ogólny opis aparatury sprawia, że oceniający nie są w stanie ustalić, czy sprzęt rzeczywiście odpowiada potrzebom projektu.
I po trzecie – proporcje. Jeżeli zasoby planowane do zakupu dominują nad tymi posiadanymi, projekt może sprawiać wrażenie, że firma dopiero buduje swój potencjał B+R. Nie jest to błędem, ale wymaga szczególnie precyzyjnego uzasadnienia.
Najczęstsze problemy i niedopatrzenia w opisach zasobów
Z doświadczenia wiemy, że wnioskodawcy często zmagają się z tym obszarem. Najbardziej typowe błędy pojawiają się wtedy, gdy opis zasobów jest zbyt ogólny i nie odnosi się do konkretnych zadań badawczych, firma wskazuje sprzęt, który nie ma realnego zastosowania w projekcie a parametry techniczne urządzeń nie odpowiadają zakładanemu zakresowi badań lub brakuje informacji o dostępności danego zasobu (kto, kiedy i w jakim wymiarze będzie z niego korzystał).
Równie ważne jest wykluczenie, że zasoby planowane do zakupu są niedoszacowane lub przeszacowane względem potrzeb projektu oraz że nie zostały opisane żadne zasoby niematerialne, choć projekt ich oczywiście wymaga.
Każdy z tych elementów może obniżyć ocenę projektu lub wzbudzić u ekspertów wątpliwości co do tego, czy firma jest gotowa do realizacji prac B+R.
Zasoby techniczne i zasoby niematerialne i prawne są jednym z fundamentów dobrze zaplanowanego projektu badawczo-rozwojowego. Ich opis we wniosku nie powinien być formalnością ani listą urządzeń, lecz częścią spójnej opowieści o tym, jak przedsiębiorstwo zamierza przeprowadzić swoje badania.
Eksperci oceniający wniosek muszą zobaczyć, że firma:
• posiada lub zapewni sobie dostęp do infrastruktury adekwatnej do zadań;
• potrafi powiązać zasoby z harmonogramem i zakresem badań;
• rozumie różnicę między zasobami własnymi a tymi, które dopiero planuje pozyskać;
• dba o logiczną i techniczną spójność projektu.
Zasoby nie są dodatkiem do wniosku. Są ważnymi dowodami na to, że projekt jest wykonalny i że ma szansę zakończyć się powodzeniem. Jeśli potrzebujesz wsparcia w analizie zasobów, przygotowaniu opisów lub dopasowaniu infrastruktury do logiki projektu, zespół GRUPY4 może pomóc Ci przejść przez ten proces krok po kroku.
oprac. Sebastian Gołębiewski, Członek Zarządu w GRUPA4 Fundusze Europejskie Sp. z o.o.
