Zamówienia i zakupy w projekcie z dotacją z UE

Prawidłowe przeprowadzenie postępowania ofertowego, które ma prowadzić do wyłonienia wykonawcy lub dostawcy usług w projekcie jest jednym z najważniejszych elementów jego realizacji. Błędy w przeprowadzeniu procedury mogą skutkować naliczeniem korekt finansowych i w konsekwencji obniżeniem przyznanego dofinansowania. Jak ich uniknąć?

Udzielanie zamówień w ramach projektu następuję w oparciu o „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”. Do oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia oraz zawartej w ramach projektu umowy w sprawie zamówienia stosuje się wersję „Wytycznych” obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy. Udzielanie zamówień musi odbywać się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny.

Spełnienie powyższych wymogów:

• następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania szacowania wartości zamówienia – w przypadku zamówień o wartości do 80 tys. zł netto;
• następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zasady konkurencyjności – w przypadku zamówień o wartości powyżej 80 tys. zł netto. Ta procedura musi zostać poprzedzona przeprowadzonym i udokumentowanym szacowaniem wartości zamówienia.

 

Szacowanie wartości zamówienia

W pierwszej kolejności, przed dokonaniem zamówienia należy ustalić jego szacunkową wartość. Należy tego dokonać z należytą starannością nie później niż na 3 miesiące przed planowanym opublikowaniem właściwego zapytania (termin ten wynika z naszego doświadczenia – „Wytyczne” nie wskazują konkretnego terminu), biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów:

• usługi, dostawy i roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie;
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie;
• możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

Podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy/dostawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie należy udokumentować w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie lub w notatce z szacowania). Po oszacowaniu wartości zamówienia, w przypadku wartości powyżej 80 tys. zł netto należy zastosować zasadę konkurencyjności.

Jeśli w budżecie projektu jest wiele pozycji, które de facto dotyczą podobnych do siebie rodzajowo elementów (np. materiałów promocyjnych itd.), ale zostały ujęte w kilku zadaniach osobno, to dostawy te należy ująć jako tożsame rodzajowo i jako takie, które mogą być wykonane przez ten sam podmiot w tym samym czasie. W takim przypadku należy zsumować ze sobą przewidywane wartości każdej z takich pozycji z budżetu i zastosować odpowiedni tryb zamówienia, a także przyjąć odpowiedni termin na jego wykonanie (7 lub 30 dni – zależy od wartości zamówienia).

Przykład:

W budżecie znajdują się pozycje kosztowe:

• materiały promocyjne do zadania X – wartość kwalifikowalna: 20 tys. zł;
• materiały promocyjne do zadania Y – wartość kwalifikowalna: 30 tys. zł;
• materiały promocyjne do zadania Z – wartość kwalifikowalna: 50 tys. zł.

Materiały do zakupu to materiały marketingowe, wobec tego występuje tu tożsamość rodzajowa. Można kupić je od jednego dostawcy w tym samym czasie (czas trwania projektu = jedność czasowa).

W powyższym przykładzie powinno się zatem zastosować jedno postępowanie w trybie zasady konkurencyjności z  7-dniowym terminem składania ofert albo trzy postępowania, ale każde w trybie zasady konkurencyjności z 7-dniowym terminem składania ofert.

Gdyby np. na materiały promocyjne do zadania X za 20 tys. zł przeprowadzone zostało zamówienie z wolnej ręki, Instytucja Pośrednicząca może zarzucić sztuczny podział zamówienia w celu zastosowania mniej restrykcyjnego trybu dokonywania zamówień, co będzie jednoznaczne z uznaniem wydatków za niekwalifikowalne.

 

Wydatki poniżej 80 tys. zł netto

Dla zamówień poniżej 80 tys. zł netto nie trzeba przeprowadzać żadnej procedury wg „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”, jednakże „Wytyczne” zobowiązują do ponoszenia wydatków w sposób racjonalny, przejrzysty i efektywny.

Sugerujemy nie pozostawiać żadnych wydatków bez przeprowadzenia choć w minimalnym stopniu procedury rozeznania rynku (np. opublikowania zapytania na stronie www Beneficjenta, wysłania zapytania do min. trzech potencjalnych wykonawców lub zebrania min. 3 cenników/ofert np. ze stron internetowych).

 

Zasada konkurencyjności

Zasada konkurencyjności występuje w przypadku zamówień o wartości powyżej 80 tys. zł netto – co wynikać powinno z szacowanej wartości zamówienia.

Zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo także poprzez osoby wykonujące w jego imieniu czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.

Wyjątek stanowią sytuacje, w których Instytucja Pośrednicząca wyrazi zgodę na wyłączenie zakazu w odniesieniu do danego postępowania przed jego przeprowadzeniem i  umożliwi tym samym podmiotowi powiązanemu wzięcie udziału w postępowaniu, jeśli jest to uzasadnione ze względu na specyfikę projektu lub typ Beneficjenta.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się natomiast wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
• pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Brak występowania konfliktu interesów będzie dokumentowany za pomocą oświadczeń, które będą załącznikiem do protokołu postępowania.

 

Baza konkurencyjności

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021 (baza konkurencyjności).

W przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonym odpowiednim komunikatem w BK2021, zamawiający kieruje zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, oraz ogłasza zapytanie ofertowe co najmniej na swojej stronie internetowej.

 

Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe powinno zawierać:

• opis przedmiotu zamówienia, który nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Przedmiot zamówienia należy opisać w sposób wystarczająco precyzyjny i zrozumiały. Dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu, przy czym wymagane jest udostępnienie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji, w terminie umożliwiającym przygotowanie i złożenie oferty;
• warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez zamawiającego. Ewentualne warunki muszą zostać określone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Warunki udziału muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego oraz umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia (nie można stawiać warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia). Przykłady warunków udziału w postępowaniu to zdolność techniczna i zawodowa – np. warunki dot. niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, potencjału technicznego wykonawcy lub osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia albo sytuacja ekonomiczna lub finansowa – zamawiający może np. wymagać posiadania przez wykonawcę określonego minimalnego rocznego przychodu, w tym minimalnego rocznego przychodu w zakresie przedmiotu zamówienia;
• kryteria oceny oferty (wyboru, kryteria punktowane), informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert oraz opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert. Kryteria oceny ofert są formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować: jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia czy serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną a także warunki dostawy, takie jak np. jej termin;
• termin i sposób składania ofert – minimalny termin składania ofert wynosi 7 dni – w przypadku dostaw i usług i 14 dni – w przypadku robót budowlanych, z tym, że wyznaczony termin składania ofert powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert. W przypadku zamówień, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza 750 000 euro, minimalny termin składania ofert wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia;
• termin wykonania zamówienia;
• informację na temat zakazu konfliktu interesów;
• określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy;
• opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych;
• informacje dotyczące ofert wariantowych jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie.

Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert – Zamawiający informuje wówczas w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian i przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

 

Protokół postępowania

Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego co najmniej:

• wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (w szczególności imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę);
• wykryte przypadki konfliktu interesów i podjęte w związku z tym środki albo informację o braku wystąpienia konfliktu interesów;
• informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane;
• informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i przyznanej punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium;
• uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli dotyczy);
• powody odrzucenia ofert, w tym ofert uznanych za rażąco niskie (o ile dotyczy);
• wskazanie wybranej oferty (imię i nazwisko albo nazwa wykonawcy) wraz z uzasadnieniem wyboru albo powodów, dla których zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenia zamówienia;
• imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu;
• datę sporządzenia protokołu.

 

Zakończenie postępowania

Informację o wyniku postępowania ogłasza się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę (miejscowość) oraz cenę najkorzystniejszej oferty.

Po przeprowadzeniu procedury uregulowanej w niniejszej sekcji następuje podpisanie umowy z wykonawcą (jest to element obowiązkowy) w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku gdy wybrany wykonawca odstąpi od zawarcia umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

 

Niektóre wyjątki/zwolnienia z zasady konkurencyjności

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówienia, które może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:

• brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze;
• przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej.

Wyłączenie może być zastosowane, o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia. W tym przypadku nadal obowiązuje zakaz udzielania zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo, chyba że Instytucja Pośrednicząca wyrazi na to zgodę.

Zasady konkurencyjności nie stosuje się ponadto do zamówień (nawet jeśli szacowana wartość zamówienia przekracza 80 tys. zł netto) w przypadku:

• wynagrodzeń ponoszonych na podstawie umowy o pracę;
• wydatków rozliczanych na podstawie amortyzacji;
• kosztów pośrednich,
• w zakresie prac B+R prowadzonych przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac B+R zgodnie z wnioskiem (wskazane we wniosku z imienia i nazwiska);
• jeśli w wyniku prawidłowo zastosowanej zasady konkurencyjności nie wpłynęła żadna oferta, lub wpłynęły jedynie oferty podlegające odrzuceniu.

 

Zbyt dużo szczegółów? To tylko skrót procedury. Potrzebujesz wsparcia w poprawnym przejściu procedury zamówień, które będziesz realizować w swoim projekcie? Sprawdź ofertę GRUPY4 w zakresie rozliczania projektów i wsparcia w zarządzaniu nimi.

Zadzwoń lub napisz i umów się na bezpłatną konsultację z naszymi doradcami.

 

oprac. Karolina Mazur, Kierownik Działu wdrażania i rozliczania w GRUPA4 Fundusze Europejskie Sp. z o.o.