Projekt B+R trzeba zmierzyć. Kamienie milowe, wskaźniki i liczby, które trzeba obronić.

Projekt badawczo-rozwojowy zaczyna się zazwyczaj od problemu, którego przedsiębiorstwo nie potrafi rozwiązać przy wykorzystaniu dostępnej wiedzy. Później pojawiają się hipotezy, plan badań, eksperymenty, prototypy, testy i kolejne decyzje dotyczące kierunku prac.
Ale na końcu ktoś musi odpowiedzieć na bardzo proste pytanie: po czym właściwie poznamy, że się udało?

W projekcie B+R nie wystarczy napisać, że powstanie nowa technologia, rozwiązanie będzie bardziej wydajne albo produkt osiągnie lepsze właściwości. Trzeba jeszcze wskazać, jak te deklaracje zostaną zmierzone i w jaki sposób będzie można potwierdzić ich osiągnięcie.

Właśnie temu służą między innymi kamienie milowe i wskaźniki projektu.

 

Kamień milowy – czyli po czym poznamy, że zadanie się udało?

Kamień milowy nie powinien być kolejnym punktem harmonogramu ani informacją, że „przeprowadzono badania”, „opracowano raport” albo „zbudowano prototyp”.

To opis czynności, a nie tego, co dzięki nim udało się osiągnąć.

Zgodnie z dokumentacją naborów Ścieżka SMART, dla każdego zadania dotyczącego prac B+R określa się jeden kamień milowy stanowiący efekt końcowy tego zadania. Powinien on odpowiadać zakresowi zadania, być mierzalny i posiadać określony sposób weryfikacji. Trzeba również przeanalizować wpływ jego ewentualnego nieosiągnięcia na dalszą realizację projektu.

W praktyce chodzi więc nie tylko o wykonanie pracy, ale przede wszystkim o jej wynik.

Podobnie z prototypem – samo stwierdzenie „zbudowano prototyp” mówi niewiele o rezultacie prac B+R. Prototyp może jednak stanowić element kamienia milowego, jeżeli zostanie opisany poprzez istotne i mierzalne parametry: na przykład sprawność, dokładność, wytrzymałość, czas działania czy inną cechę wynikającą bezpośrednio z problemu badawczego.

Dobrze zaprojektowany kamień milowy pozwala odpowiedzieć na pytanie: „czy wynik uzyskany na tym etapie daje podstawę, żeby iść dalej?”

 

Kamień milowy powinien mierzyć rezultat, a nie aktywność

To rozróżnienie jest bardzo ważne.

Przeprowadzenie badań jest działaniem. Uzyskanie określonego rezultatu tych badań jest efektem. Zbudowanie prototypu jest działaniem. Potwierdzenie, że prototyp osiąga określone parametry – rezultatem.

Dlatego przy projektowaniu kamienia milowego warto przy każdym zadaniu postawić dodatkowe pytanie: „co musi być prawdą po zakończeniu tego zadania, żebyśmy mogli uznać jego rezultat za wystarczający?”

Dopiero odpowiedź na to pytanie daje podstawę do stworzenia użytecznego kamienia milowego.

Jest przy tym jeszcze jeden istotny element – niepewność badawcza. Parametr kamienia milowego nie powinien być czymś, czego osiągnięcie wynika automatycznie z wykonania zaplanowanej czynności. Jeżeli wystarczy wyprodukować określoną liczbę próbek albo uruchomić urządzenie, aby „zaliczyć” kamień, trudno mówić o mierzeniu rzeczywistego wyniku badań.

W projekcie B+R wartość parametru powinna odpowiadać zagadnieniu, którego wynik nie jest z góry przesądzony.

 

„Mierzalny” nie znaczy pokazany w liczbach

W projekcie B+R bardzo łatwo wpaść w drugą skrajność. Skoro eksperci oczekują mierzalności, pojawia się pokusa, żeby każdemu rezultatowi przypisać dowolny parametr liczbowy.

Liczba ma sens tylko wtedy, gdy wynika z problemu badawczego i pozwala rzeczywiście ocenić rezultat prac. Jeżeli przewaga nowego rozwiązania ma polegać na wyższej wydajności, niższej energochłonności, większej dokładności, krótszym czasie procesu albo określonej właściwości fizycznej – parametr powinien odnosić się właśnie do tej przewagi.

W zależności od charakteru prac może zostać określony jako konkretna wartość, przedział albo poziom minimalny lub maksymalny. Powinien również posiadać właściwą jednostkę miary oraz jasno określony sposób weryfikacji.

W praktyce przy definiowaniu parametru warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• co dokładnie mierzymy?
• jaka wartość lub zakres oznacza osiągnięcie celu?
• w jakich warunkach zostanie przeprowadzony pomiar?
• jaką metodą zostanie wykonany?
• jaki dokument lub wynik badania potwierdzi rezultat?
• co stanie się z dalszymi pracami, jeżeli zakładana wartość nie zostanie osiągnięta?

Dopiero taki zestaw informacji pozwala odróżnić mierzalny rezultat od efektownie brzmiącej deklaracji.

 

Co, jeśli kamienia milowego nie uda się osiągnąć?

Projekt B+R różni się od zwykłej inwestycji właśnie tym, że jego wynik nie jest z góry przesądzony. Gdyby przedsiębiorstwo już na początku dokładnie wiedziało, jaki będzie rezultat wszystkich eksperymentów i jak dojść do rozwiązania, trudno byłoby mówić o rzeczywistej niepewności badawczej.

Dlatego nieosiągnięcie kamienia milowego nie powinno być tematem, którego autor projektu próbuje za wszelką cenę unikać.

Dokumentacja konkursu Ścieżka SMART wymaga przeanalizowania wpływu nieosiągnięcia kamienia na dalszą zasadność realizacji projektu i powiązanych z nim prac.

W dobrze zaplanowanym projekcie zespół powinien więc wiedzieć, czy niepowodzenie oznacza: konieczność zmiany metody, powtórzenie lub rozszerzenie badań, modyfikację kolejnych zadań, zmianę parametrów dalszych prac, czy podważenie zasadności kontynuowania określonego kierunku badań.

Kamień milowy jest więc nie tylko miarą postępu ale również punktem decyzyjnym.

 

Kamienie milowe a wskaźniki – to nie jest to samo

Te dwa pojęcia łatwo ze sobą pomylić, ponieważ w obu przypadkach pojawiają się rezultaty, liczby i sposoby pomiaru. Ich rola jest jednak inna.

W dużym uproszczeniu kamień milowy:

• jest związany z konkretnym zadaniem B+R i stanowi jego efekt końcowy;
• powinien być powiązany z problemem badawczym i niepewnością prac B+R;
• posiada mierzalny parametr oraz sposób jego weryfikacji;
• jego nieosiągnięcie wymaga oceny wpływu na dalsze prace;
• pomaga odpowiedzieć na pytanie: „czy rezultat zadania pozwala kontynuować prace?”

Wskaźnik:

• służy ilościowemu monitorowaniu produktu, rezultatu lub innego zobowiązania projektu;
• powinien być adekwatny do celu i zakresu projektu;
• posiada określoną wartość oraz sposób wyliczenia i weryfikacji;
• jego osiągnięcie podlega późniejszemu monitorowaniu i dokumentowaniu;
• pomaga odpowiedzieć: „jaki mierzalny efekt osiągnął projekt?”

Wskaźniki produktu i rezultatu również nie oznaczają dokładnie tego samego. W uproszczeniu wskaźnik produktu opisuje bezpośredni efekt realizowanych działań, natomiast wskaźnik rezultatu odnosi się do efektu lub zmiany powstałej w wyniku realizacji projektu lub jego części.

Dlatego wskaźnik nie może być liczbą dodawaną do wniosku tylko dlatego, że formularz posiada odpowiednią rubrykę. To mierzalne zobowiązanie związane z realizacją projektu.

 

Wskaźniki trzeba udowodnić

Na etapie pisania wniosku bardzo łatwo być ambitnym: „nowa technologia będzie szybsza”, „produkt będzie bardziej wydajny”, „proces pozwoli znacząco ograniczyć zużycie zasobów”, „sprzedaż nowego rozwiązania szybko wzrośnie”.

Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba te deklaracje zamienić na wartości, które później będzie można rzeczywiście zmierzyć i udokumentować.

Dokumentacja wymaga, aby wskaźniki były między innymi mierzalne, realne, spójne z opisem projektu i możliwe do obiektywnej weryfikacji. W zależności od rodzaju wskaźnika trzeba prawidłowo określić jego wartość bazową i docelową, sposób wyliczenia oraz metodę potwierdzenia osiągniętego wyniku.

To oznacza, że wskaźnika nie powinno się projektować wyłącznie z myślą o ocenie wniosku. Trzeba od razu zadać sobie pytanie: „jak po zakończeniu projektu udowodnimy, że osiągnęliśmy dokładnie tę wartość, którą wpisujemy dzisiaj do wniosku? Jakim dokumentem? Wynikiem badania? Protokołem odbioru? Raportem z systemu? Dokumentacją techniczną? Danymi księgowymi?”

Jeżeli odpowiedź jest niejasna, prawdopodobnie sam wskaźnik również wymaga dopracowania.

Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne. Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku realizacja wskaźników jest później weryfikowana, a beneficjent powinien posiadać dokumentację potwierdzającą ich osiągnięcie. Dokumentacja przewiduje także możliwość proporcjonalnego obniżenia dofinansowania w przypadku nieosiągnięcia wskaźników projektu.

Liczby wpisane do wniosku trzeba traktować jak zobowiązania, a nie element prezentacji projektu.

 

Jeden projekt, kilka rodzajów pomiaru

W projekcie badawczo-rozwojowym mierzymy różne rzeczy. Inne parametry mogą pokazywać postęp prac badawczych, inne przewagę opracowywanego rozwiązania, inne bezpośrednie produkty projektu, a jeszcze inne jego rezultaty, efekty środowiskowe czy późniejsze efekty gospodarcze.

Nie wszystkie te wartości są oceniane w tym samym miejscu dokumentacji. To jednak nie oznacza, że można projektować je niezależnie od siebie. Wręcz przeciwnie.

Wszystkie te liczby powinny opisywać ten sam projekt i wynikać z jednej logiki. Jeżeli określona cecha rozwiązania ma być jego istotną przewagą, powinna wynikać z zaplanowanych prac B+R. Jeżeli osiągnięcie określonego parametru jest konieczne do dalszego wdrożenia, powinno być widoczne w kamieniach milowych. Jeżeli ta sama cecha pojawia się później jako parametr opisujący nowość rozwiązania, wartości nie mogą przeczyć temu, co wcześniej wpisano do harmonogramu.

Podobnie założenia dotyczące wdrożenia i przychodów powinny pozostawać spójne z założeniami modelu finansowego.

 

Najczęstszy problem? Liczby dopisane na końcu

Kamienie milowe i wskaźniki to element techniczny, który można uzupełnić wtedy, gdy opis projektu jest już właściwie gotowy? To ryzykowne podejście.

Jeżeli dopiero pod koniec pracy okazuje się, że nie potrafimy zdefiniować mierzalnego rezultatu zadania, problem często nie leży w samym kamieniu milowym. Może oznaczać, że wcześniej nie określiliśmy wystarczająco precyzyjnie problemu badawczego albo celu zaplanowanych prac.

Podobnie ze wskaźnikami. Jeżeli trudno wskazać wartość bazową, sposób obliczenia wartości docelowej lub metodę późniejszego potwierdzenia wyniku, warto wrócić do założeń projektu zamiast szukać kolejnej liczby pasującej do formularza.

Dobry projekt B+R powinien dać się nie tylko ciekawie opisać. Powinien dać się również zmierzyć.

 

Od problemu badawczego do liczby, którą można obronić

Najbezpieczniej myśleć o pomiarze od początku pracy nad projektem. Najpierw definiujemy problem, którego nie potrafimy dziś rozwiązać. Następnie planujemy działania potrzebne do zdobycia wiedzy i opracowania rozwiązania.

Później określamy rezultat każdego zadania oraz parametr, który pozwoli sprawdzić, czy prace zakończyły się powodzeniem. Dopiero na tej podstawie można właściwie zaprojektować kamienie milowe, parametry rozwiązania i wskaźniki projektu. Nie odwrotnie.

Dobrze dobrany parametr nie jest dekoracją projektu. Jest dowodem, że autorzy rozumieją, czego chcą się dowiedzieć, jaki rezultat zamierzają osiągnąć i po czym poznają, że rozwiązanie spełnia przyjęte założenia.

 

W GRUPA4 wiemy jak mierzyć projekty B+R

Przygotowując projekty B+R, staramy się patrzeć na kamienie milowe i wskaźniki jako część logiki całego przedsięwzięcia: od problemu badawczego, przez plan prac i budżet, aż do wdrożenia oraz późniejszego rozliczenia.

Niespójność może nie być widoczna podczas technicznego wypełniania formularza. Podczas oceny merytorycznej będzie jednak znacznie łatwiejsza do wychwycenia.

Jeżeli przygotowujesz projekt B+R i nie masz pewności, czy jego kamienie milowe rzeczywiście mierzą postęp prac, a wskaźniki będzie można później obronić i udokumentować – warto sprawdzić to przed, a nie po złożeniu wniosku.

Bo w dobrym projekcie innowacja może zaczynać się od pomysłu, ale wcześniej czy później musi dać się zmierzyć.

oprac. Tomasz Berchiet, Członek Zarządu w GRUPA4 Fundusze Europejskie Sp. z o.o.