W projektach badawczo-rozwojowych niemal każda firma prędzej czy później staje przed pytaniem: czy wszystkie prace powinniśmy wykonać sami, czy może lepiej skorzystać z zewnętrznych specjalistów? Wydaje się to proste – w końcu rynek usług badawczych jest szeroki, a wyspecjalizowane laboratoria, instytuty i podmioty technologiczne dysponują aparaturą i wiedzą, której przedsiębiorstwa często nie mają „na pokładzie”.
Jednak w kontekście projektów współfinansowanych z FENG, podwykonawstwo nie jest swobodną decyzją organizacyjną. To obszar ściśle regulowany, który musi zostać zaplanowany i opisany w sposób pozwalający ekspertom oceniającym wniosek na jednoznaczne stwierdzenie, że zaangażowanie podwykonawcy do projektu było uzasadnione, niezbędne i proporcjonalne.
W praktyce oznacza to jedno: celem projektu B+R jest rozwijanie potencjału badawczego przedsiębiorstwa, a nie „oddawanie” prac na zewnątrz. Podwykonawstwo może być ważnym, a czasem kluczowym elementem projektu, ale nigdy nie powinno być jego fundamentem.
Kiedy podwykonawstwo jest rzeczywiście potrzebne?
W większości projektów B+R przychodzi taki moment, w którym zespół badawczy staje przed zadaniem wymagającym infrastruktury, wiedzy lub doświadczenia, których po prostu nie posiada. Może to być analiza właściwości nowego materiału, zaawansowane testy wytrzymałościowe czy certyfikacja produktu, bez której nie będzie możliwe wejście na kolejny etap prac.
W takich sytuacjach podwykonawstwo nie tylko jest dopuszczalne – bywa konieczne. Wnioskodawca musi jednak wykazać, że korzysta z niego świadomie i w przemyślany sposób, że wybiera podmioty, które rzeczywiście wniosą do projektu wartość oraz że zadania podwykonawców nie zastępują jego własnego potencjału B+R.
To ostatnie jest szczególnie ważne. Eksperci bardzo uważnie analizują, czy projekt nie staje się „outsourcowanym B+R”, w którym przedsiębiorstwo ogranicza się do roli koordynatora, a całość działań merytorycznych realizują zewnętrzne podmioty. To sytuacja, w której projekt najczęściej otrzymuje ocenę negatywną.
Co można zlecić podwykonawcom, a czego zlecać nie wolno?
Granica jest tutaj dość wyraźna, choć w praktyce często stanowi wyzwanie dla Wnioskodawców.
Podwykonawcom można powierzyć prace, które mają charakter usługowy w stosunku do głównego nurtu badań: specjalistyczne analizy, wykonanie serii testów, ekspertyzy, certyfikacje czy elementy prototypowania. Są to działania, które uzupełniają kompetencje Zespołu B+R i umożliwiają realizację etapów wymagających sprzętu lub wiedzy niedostępnej wewnętrznie.
Nie można natomiast zlecać czynności, które stanowią rdzeń merytoryczny projektu. Opracowanie koncepcji badawczej, prowadzenie kluczowych eksperymentów, projektowanie metodologii czy zarządzanie pracami badawczymi – te elementy muszą pozostać po stronie Wnioskodawcy.
W praktyce – jeśli podwykonawca wykonuje zadania, dzięki którym powstają główne rezultaty projektu, pojawia się ryzyko, że to on – a nie przedsiębiorstwo – jest „właściwym twórcą” prac B+R. Taki projekt nie spełnia kryterium posiadania odpowiedniego potencjału.
Wybór podwykonawcy – czego oczekują eksperci?
Opisując podwykonawstwo we wniosku, nie wystarczy ogólna informacja o planowanym zleceniu „usług badawczych”. Eksperci oczekują, aby Wnioskodawca pokazał, dlaczego wybór podwykonawcy jest uzasadniony i co dokładnie zostanie wykonane.
Dobrze przygotowany opis składa się w praktyce z trzech elementów:
• uzasadnienia, dlaczego zadanie musi zostać zlecone na zewnątrz – najczęściej z powodu braku infrastruktury, ograniczeń sprzętowych lub wymogu certyfikacji;
• wskazania kompetencji wymaganych od podwykonawcy, aby wykonanie zadania było możliwe;
• opisania efektu prac, czyli tego, jak podwykonawstwo przyczyni się do realizacji celów badawczych.
Ważne jest również, aby Wnioskodawca wykazał brak powiązań kapitałowych lub osobowych z podmiotem zewnętrznym. Konflikt interesów jest jedną z najczęstszych przyczyn odrzucania kosztów – i to już na etapie oceny. Ponadto, w części opisowej trzeba zapewnić, że dostępność usług podwykonawcy na rynku jest wystarczająca a ryzyko, że Wnioskodawcy nie uda się znaleźć odpowiedniej firmy jest znikome.
Podwykonawstwo a ocena projektu: jak patrzą na to eksperci?
W kryteriach oceny projektów B+R wyraźnie podkreślono, że eksperci analizują nie tylko zakres zlecanych prac, ale także proporcje między pracami realizowanymi przez przedsiębiorstwo a tymi wykonywanymi przez podwykonawców.
Jeżeli z opisu projektu wynika, że kluczowe etapy zależą od zewnętrznych wykonawców, pojawia się wątpliwość, czy firma rzeczywiście posiada kompetencje B+R, które program FENG ma rozwijać. Warto pamiętać, że projekt ma budować trwały potencjał badawczy przedsiębiorstwa. Podwykonawstwo może być jego wsparciem, ale nie zastępstwem.
Najczęściej popełniane błędy:
Choć temat podwykonawstwa wydaje się prosty, to w praktyce pojawia się kilka powtarzalnych błędów, które mogą zagrozić powodzeniu projektu:
• zlecanie zewnętrznym podmiotom prac kluczowych dla meritum projektu;
• brak jasnego uzasadnienia, dlaczego dane zadanie musi być wykonane na zewnątrz;
• zbyt ogólny opis zakresu prac podwykonawcy;
• próba angażowania podwykonawców powiązanych osobowo lub kapitałowo;
• zastępowanie potencjału B+R firmy podwykonawstwem;
• wskazywanie osób fizycznych jako podwykonawców tam, gdzie powinni być częścią Zespołu Projektowego.
Każdy z tych błędów sam w sobie może prowadzić do obniżenia dofinansowania lub uznania wydatku za niekwalifikowalny.
Podwykonawstwo jest naturalnym i często niezbędnym elementem projektu B+R, ale jego rola musi być uzupełniająca, a nie centralna. Wnioskodawca powinien pokazać, że sam posiada realny potencjał badawczy, że wykorzystuje podwykonawców tylko tam, gdzie jest to uzasadnione, precyzyjnie opisuje zakres ich prac oraz dba o zgodność z zasadami konkurencyjności (por. Zamówienia i zakupy w projekcie z dotacją z UE) i unika konfliktu interesów.
Dobrze zaplanowane podwykonawstwo wzmacnia projekt. Źle zaplanowane – może stać się jego słabym punktem.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w opisaniu zadań podwykonawców, przygotowaniu harmonogramu prac czy ocenie proporcji między pracami wewnętrznymi i zewnętrznymi – zespół GRUPY4 służy pomocą na każdym etapie przygotowania wniosku.
oprac. Tomasz Berchiet, Członek Zarządu w GRUPA4 Fundusze Europejskie Sp. z o.o.
