Beneficjent funduszy unijnych jest zobowiązany do realizacji działań informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską. Obowiązek ten musi być realizowany zgodnie z zapisami „Podręcznika Wnioskodawcy i Beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”.
W „Podręczniku” znajdują się najważniejsze informacje na temat działań informacyjno-promocyjnych: jak oznaczać dokumenty, jak oznaczać miejsce projektu, jak oznaczyć sprzęt i wyposażenie zakupione/powstałe w projekcie oraz jakie informacje powinny znaleźć się na stronie internetowej Beneficjenta pomocy z UE.
Najważniejsze obowiązki związane z promocją projektu
Wszystkie oznaczenia oraz informacje muszą być estetyczne, czytelne i widoczne. Informując o projekcie i realizując działania promocyjne należy także przestrzegać zasad równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn. W działaniach informacyjno-promocyjnych nie wolno stosować przekazu i jakichkolwiek innych elementów dyskryminujących, ośmieszających bądź utrwalających stereotypy ze względu na niepełnosprawność czy płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną.
Aby poinformować opinię publiczną oraz osoby i podmioty uczestniczące w projekcie o uzyskanym dofinansowaniu Beneficjent jest zobowiązany w szczególności do oznaczania znakiem Funduszy Europejskich, barwami Rzeczypospolitej Polskiej i znakiem Unii Europejskiej:
- wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne;
- wszystkich dokumentów i materiałów podawanych do wiadomości publicznej, m.in. produkty drukowane lub cyfrowe;
- wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. materiały informacyjne, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy;
- produktów, sprzętu, pojazdów, aparatury itp. powstałych lub zakupionych z projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek;
Ponadto Beneficjent powinien umieścić w miejscu realizacji projektu trwałą tablicę informacyjną podkreślającą fakt otrzymania dofinansowania z UE. Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu. Do tego konieczne jest umieszczenie krótkiego opisu projektu na stronie internetowej Beneficjenta (w przypadku posiadania strony internetowej) i na jego stronach mediów społecznościowych.
Wszystkie działania informacyjno-promocyjne należy dokumentować.
Jak oznaczać dokumenty i działania informacyjno-promocyjne w projekcie?
Beneficjent funduszy unijnych jest zobowiązany do oznaczenia działań informacyjnych i promocyjnych oraz dokumentów związanych z realizacją projektu. Wyjątek stanowią dokumenty, których ze względu na ich specyfikę nie można zmieniać i ingerować w ich wzory, np. z powodu obowiązującego prawa (dokumenty księgowe, certyfikaty etc.).
Gdy Beneficjent prowadzi działania w projekcie w okresie poprzedzającym moment podpisania umowy o dofinansowanie, dokumentacja projektowa powstała do tego momentu nie musi zostać uzupełnienia odpowiednimi znakami. Zaleca się jednak oznaczenie segregatorów, w których przechowywane są dokumenty dotyczące realizacji projektu.
W oznaczeniach projektowych muszą zawierać się następujące znaki:
- znak Funduszy Europejskich złożony z symbolu graficznego i nazwy Fundusze Europejskie;
- znak barw Rzeczypospolitej Polskiej złożony z barw RP oraz nazwy Rzeczpospolita Polska;
- znak Unii Europejskiej złożony z flagi UE i napisu „Dofinansowane przez Unię Europejską”.
Przy tworzeniu zestawu obowiązkowych logotypów istnieje następująca zasada: logotypy staramy się umieszczać na górze każdego dokumentu (papieru firmowego, protokołu, umowy itd.), który dotyczy projektu.
Ciąg znaków musi być zawsze umieszczony w widocznym miejscu, a jego umiejscowienie oraz wielkość powinny być odpowiednie do rodzaju i skali materiału, przedmiotu lub dokumentu. Dla spełnienia tego warunku wystarczy, jeśli tylko jedna, np. pierwsza strona lub ostatnia dokumentu, zostanie oznaczona ciągiem znaków. Znaki i napisy muszą być czytelne dla odbiorcy i wyraźnie widoczne.
Jeśli dany dokument będzie drukowany w kolorze, to umieszczone na nim logotypy także powinny być kolorowe. Jeśli dokument będzie drukowany w odcieniach czarno – białych, to należy zastosować czarno-białe logotypy. Nie można stosować kolorowych logotypów, a następnie drukować dokumentu w odcieniach czerni i bieli. Barwy RP występują tylko i wyłącznie w wersji kolorowej (nie można stosować barw RP w wersji czarno-białej).
Jak oznaczać miejsce projektu? Tablice czy plakaty?
Obowiązki beneficjata związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz wysokości dofinansowania projektu. Zarówno tablice, jak i plakaty, muszą znajdować się w miejscu dobrze widocznym. Z
Przykładowy wzór plakatu dla programu krajowego:
Minimalny format plakatu to A3 (arkusz o wymiarach: 297 x 420 mm) w orientacji poziomej. Plakat może stanowić wydrukowany arkusz papieru lub być wykonany z trwalszego tworzywa – plansza informacyjna, stojak reklamowy itd. Wzór plakatu jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków, poza uzupełnianiem treści we wskazanych polach.
Plakat należy umieścić w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do budynku, w którym znajduje się Państwa siedziba albo w recepcji oraz w miejscu realizacji działań projektowych. Należy zawiesić przynajmniej jeden plakat, a jeśli działania w ramach projektu realizowane są w kilku lokalizacjach, plakaty należy umieścić w każdej z nich.
Plakat musi być wyeksponowany w trakcie realizacji projektu. Trzeba go umieścić w widocznym miejscu nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania, tj. podpisania umowy o dofinansowanie. W przypadku realizacji więcej niż jednego projektu, należy dla każdego z projektów sporządzić osobny plakat.
Jak oznaczyć sprzęt i wyposażenie zakupione/powstałe w projekcie?
Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia naklejek na zakupionym wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu dofinansowanych ze środków UE i budżetu państwa. Naklejki powinny znajdować się w dobrze widocznym miejscu.
Naklejka musi zawierać: zestawienie znaków: Funduszy Europejskich (lub znaku odpowiedniego programu), barw Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej a także tekst „Zakup finansowany ze środków Unii Europejskiej” lub „Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej” (jeśli projekt jest częściowo współfinansowany z funduszy europejskich”.
Podobnie jak w przypadku plakatu – wzór naklejki jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków, poza zmianą znaku „Fundusze Europejskie” na znak odpowiedniego programu.
Naklejki należy umieścić na:
- sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny, urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy, tablety, drukarki);
- środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych);
- aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej, modelach szkoleniowych).
Nie należy umieszczać naklejek na przedmiotach użytku codziennego, których znaczenie ma charakter pomocniczy/dodatkowy np. meblach lub akcesoriach biurowych.
Naklejki trzeba umieścić przed rozpoczęciem użytkowania zakupionych/powstałych w projekcie sprzętów. Muszą one być widoczne przez cały okres użytkowania tego sprzętu. Muszą być trwałe. Uszkodzoną lub nieczytelną naklejkę należy wymienić.
Jakie informacje musisz umieścić na stronie internetowej?
Na posiadanej stronie internetowej i koncie w mediach społecznościowych Beneficjent powinien zamieścić opis projektu. W przygotowanym opisie powinna się znaleźć informacja o otrzymaniu dofinansowania z UE, opis projektu, w tym opis jego celów i rezultatów oraz zestawienie znaków: Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej (należy pamiętać, że oznaczenia na stronach internetowych i w mediach społecznościowych występują zawsze w wariancie kolorowym. Nie można tu zastosować wersji achromatycznych).
Opis projektu na Państwa stronie internetowej musi zawierać:
- tytuł projektu lub jego skróconą nazwę;
- podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z UE;
- zadania/działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.);
- grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta);
- cel lub cele projektu;
- efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań/działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów);
- wartość projektu (całkowity koszt projektu);
- wysokość wkładu z Funduszy Europejskich.
Jest to minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu. Dodatkowo rekomendujemy zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac opatrzonych właściwymi logotypami.
Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół.
Kary za nieprzestrzeganie obowiązków informacyjno-promocyjnych
Podczas kontroli będzie weryfikowane oznaczenie miejsca realizacji projektu, sposób oznaczenia zakupionych i wykorzystywanych sprzętów oraz sposobu przechowywania dokumentów.
W sytuacji gdy Beneficjent nie wywiązuje się z podstawowych obowiązków informacyjnych i promocyjnych, instytucja udzielająca dofinansowania może zobowiązać go do działań zaradczych. Jeśli Beneficjent nie zrealizuje tych działań, może dojść do pomniejszenia dofinansowania projektu. Pomniejszenie może wynieść nawet do 3% kwoty dofinansowania projektu. Szczegółowe informacje na temat wartości pomniejszenia kwoty dofinansowania projektu, znajdują się w załączniku do Umowy o dofinansowanie projektu.
Logotypy i wzory materiałów promocyjnych do pobrania na stronie:
Potrzebujesz wsparcia w realizacji obowiązków promocyjnych i innych obowiązków Beneficjenta, które podczas realizacji projektu są wymagane z mocy Umowy o jego dofinansowanie? Sprawdź ofertę GRUPY4 w zakresie rozliczania projektów i wsparcia w zarządzaniu nimi.
Zadzwoń lub napisz i umów się na bezpłatną konsultację z naszymi doradcami.
oprac. Karolina Mazur, Kierownik Działu wdrażania i rozliczania w GRUPA4 Fundusze Europejskie Sp. z o.o.
